Nel 2024, la scelta di un software CRM/SFA - Customer Relationship Management / Sales Force Automation - è fondamentale per ottimizzare la gestione delle relazioni con i clienti e l'efficienza della forza vendita.
Questo articolo vi guida attraverso i criteri essenziali per effettuare la scelta più appropriata per la vostra situazione e vi fornisce gli strumenti necessari per selezionare la soluzione più adatta alla vostra azienda.
Domande da porsi quando si sceglie una soluzione CRM/SFA
Prima di concludere la scelta di un CRM/SFA, è importante porsi una serie di domande chiave per assicurarsi che lo strumento selezionato soddisfi efficacemente le proprie esigenze.
Analisi delle vostre esigenze specifiche
Determinate quali processi di gestione delle relazioni con i clienti e di automazione della forza vendita volete migliorare o automatizzare e identificate i problemi attuali che state cercando di risolvere con un CRM/SFA.
Perché la soluzione attuale (se ne avete una) non soddisfa più le mie esigenze?
Qual è il problema principale che voglio risolvere?
Compatibilità e integrazione delle soluzioni
Non si lavora solo con un software. Assicuratevi che il CRM/SFA si integri bene con i sistemi e gli strumenti esistenti e che sia compatibile con la vostra attuale infrastruttura tecnologica.
Come posso integrarlo con i miei strumenti?
Le integrazioni sono semplici da realizzare?
Esistono integrazioni predefinite con gli strumenti che già utilizziamo?
Scalabilità e personalizzazione
Il software è abbastanza flessibile da adattarsi alle nostre mutevoli esigenze? È facile da personalizzare? Può crescere con la nostra azienda? Posso personalizzarlo facilmente? Posso gestire il mio CRM in modo indipendente? Può essere personalizzato per soddisfare esigenze future impreviste?
Caratteristiche principali
Verificate che il software sia abbastanza flessibile da adattarsi alle vostre mutevoli esigenze e che possa essere facilmente personalizzato per soddisfare i requisiti futuri.
Quali caratteristiche specifiche offre il software? Corrispondono ai requisiti del nostro settore di attività?
Offre funzionalità chiave adatte al nostro settore di attività?
Ci sono caratteristiche uniche che ci darebbero un vantaggio competitivo?
Accessibilità e mobilità
Assicuratevi che il software offra una buona esperienza d'uso su diversi dispositivi e sia facilmente accessibile per il personale di vendita in movimento.
Il software è multi-device (cellulare, tablet, computer)?
Funziona anche offline?
È un CRM facile da usare?
Gestione della sicurezza e della riservatezza
Verificare che il CRM/SFA disponga di solide misure di sicurezza e che sia conforme alle normative vigenti, come il RGPD.
Quali misure di sicurezza sono state adottate per proteggere i dati dei clienti?
Quali misure di sicurezza sono state adottate per proteggere i dati della mia azienda?
Assistenza e formazione
Valutare il livello di assistenza tecnica e la disponibilità di risorse di formazione offerte dall'editore del software.
Che tipo di assistenza e formazione offre l'editore del software?
In quale lingua è disponibile?
Sono disponibili risorse di formazione per aiutare i team ad adottare il software?
Qual è il livello di assistenza tecnica disponibile?
Costi e investimenti
Considerate il costo totale di proprietà del software, compresi i costi iniziali, i canoni di licenza, i costi di manutenzione ed eventuali costi nascosti.
Il modello di prezzo è adatto al nostro budget?
Ci sono costi di implementazione o di sviluppo?
Capacità analitiche e di reporting
Cercate strumenti di analisi e reporting solidi che vi permettano di personalizzare i vostri report e di ottenere analisi in tempo reale.
Il software fornisce strumenti di analisi e di reporting per valutare le prestazioni di vendita e le relazioni con i clienti?
Posso personalizzare i miei report? È possibile personalizzare questi strumenti in base ai nostri indicatori di prestazione chiave?
Quanto tempo devo aspettare per i miei esami?
Posso esportare i miei dashboard, report e grafici?
Queste domande sono il primo passo della vostra riflessione. Vi aiuteranno a selezionare le soluzioni che meglio rispondono alle vostre esigenze, escludendo quindi quelle troppo lontane.
Una volta fatto questo lavoro iniziale di "sfrondamento", sarà necessario entrare più nel dettaglio per garantire che la soluzione selezionata soddisfi le esigenze sia della direzione che del settore. Uno degli errori da non commettere durante le fasi di selezione eimplementazione degli strumenti CRM è quello di non coinvolgere i team e di non identificare le loro esigenze. Approfondiamo le funzionalità necessarie per equipaggiare una forza vendita sul campo.
Quali sono i criteri da utilizzare nella scelta di un CRM per un marchio?
L'obiettivo principale di un marchio distribuito nei supermercati è quello diaumentare le vendite o la quota di mercato, incrementando il volume e/o il valore delle vendite, pur mantenendo la redditività.
A tal fine, lavorerete principalmente su :
Aumento del numero di siti ;
Aumentare il numero di prodotti nel negozio;
Buona rappresentazione del vostro marchio, soprattutto attraverso il merchandising.
In altre parole, attivare le 4P (Price, Place, Promotion, Product). Il vostro CRM/SFA dovrebbe aiutarvi a raggiungere questo obiettivo, senza farvi perdere budget e investimenti.
Di seguito, quindi, analizzeremo i criteri essenziali per la scelta del vostro CRM quando siete un marchio venduto nei supermercati.
Per aiutarvi, abbiamo elencato i seguenti criteri (e molti altri) in un documento per facilitarvi la gara d'appalto o la selezione del vostro futuro CRM/SFA.
Aspetti tecnici del CRM
La soluzione è SaaS o on-premise?
Il CRM è disponibile sul web?
Il CRM funziona su dispositivi mobili o tablet? È accessibile su tutte le piattaforme di download (funziona sia su Android che su IOS)?
Il CRM funziona anche offline?
Posso eseguire le stesse azioni online e offline?
Esiste una sincronizzazione automatica tra la versione web e quella mobile? Se sì, è in tempo reale quando l'applicazione mobile è online?
Il CRM si integra con altri software?
Esistono connessioni già sviluppate con i miei strumenti o la soluzione CRM ha un'API aperta?
Posso integrare i miei sell-out?
Azioni da intraprendere con il CRM
Attivazione e follow-up dei clienti
Posso segmentare i miei punti vendita?
Posso segmentare i miei contatti?
Posso etichettare le mie aziende e i miei contatti?
È possibile inserire le informazioni necessarie per rintracciare clienti e potenziali clienti (SIRET, orari di apertura del negozio, sede centrale, ecc.)?
Ho accesso allo storico delle visite (visualizzazione di tutte le informazioni)?
Posso creare viste filtrate?
Posso collegare i punti vendita al responsabile delle vendite?
Ho accesso a database qualificati per il mio mercato? Questi database includono i codici dei negozi?
Pianificazione delle azioni di vendita
Il CRM dispone di una mappa interattiva?
Il CRM ha una visualizzazione ad elenco?
Il CRM dispone di funzioni che migliorano la produttività dei responsabili di area, come la selezione del lazo?
Posso visualizzare il calendario direttamente nel CRM?
È possibile aggiungere attività al calendario dal CRM? Esiste una sincronizzazione automatica tra i due (CRM e calendario e viceversa)?
Posso scrivere e-mail dal CRM? Esiste una sincronizzazione automatica tra i due (dal CRM alla mailbox e viceversa)?
I rappresentanti di vendita possono ricevere promemoria (ad esempio sulla frequenza delle visite, se un negozio non viene visitato abbastanza per raggiungere l'obiettivo)?
Posso programmare attività di massa (visite, chiamate, e-mail)?
È facile pianificare i giri di vendita?
È possibile ottimizzare i percorsi di vendita (orari del negozio, punti di partenza e di arrivo, disponibilità del responsabile di piano, ecc.)
Il personale di vendita può collegare i propri percorsi ad applicazioni mobili (google maps, waze, city mapper...)?
Raccolta dati
Posso raccogliere i dati direttamente dal mio cellulare o tablet?
Posso personalizzare i moduli di raccolta dati in base ai KPI che il mio marchio sta monitorando?
Posso creare tutti i moduli di dichiarazione che voglio?
È possibile aggiungere la convalida obbligatoria ai moduli?
È possibile scattare foto?
Le foto sono incluse nei moduli di dichiarazione?
È possibile prendere appunti vocali?
Le note vocali sono integrate nei moduli di dichiarazione?
È possibile produrre più dichiarazioni per un negozio? Questi estratti conto sono integrati nel mio fascicolo aziendale?
I moduli hanno risposte condizionate (visualizzazione o meno a seconda delle risposte precedenti)?
È possibile aggiungere campi obbligatori ai moduli?
I moduli possono essere precompilati in base all'ultima visita?
Monitoraggio delle operazioni
Posso monitorare le mie operazioni di vendita e il loro impatto?
Posso monitorare le mie promozioni e il loro impatto?
È possibile monitorare il corretto posizionamento della pubblicità sui POS per le operazioni?
È facile trasmettere ai rappresentanti informazioni sulle campagne di vendita e sulle promozioni future? Ricevono promemoria sul telefono?
Qual è la granularità temporale su cui posso effettuare le mie analisi?
Posso calcolare i miei sell-out per negozio, per prodotto o per marchio?
Posso esportare o copiare/incollare facilmente i miei grafici e report su altri supporti?
Amministrazione
È possibile personalizzare la visualizzazione del CRM in base all'addetto alle vendite?
Posso moderare i diritti di accesso a diverse informazioni in base ai singoli ruoli?
Posso aggiungere facilmente un nuovo utente? Posso disattivare facilmente un vecchio utente?
Posso dividere le viste per territorio nel CRM?
Posso importare tutti i miei dati (negozio, prodotto, gamma, ordine, cassa, ecc.)?
Posso esportare i miei dati?
La soluzione offre assistenza? Esiste una formazione per me e per i miei team? Ho accesso alla formazione continua?
È possibile sapere se i miei rappresentanti di vendita sono effettivamente presenti a un appuntamento?
Come si sceglie il CRM giusto per un'agenzia di vendita?
Come agenzia commerciale, il vostro obiettivo è duplice:
Per soddisfare le esigenze del vostro agente: aumentare le vendite o la quota di mercato incrementando il volume e/o il valore delle vendite, mantenendo la redditività. Il tutto lavorando sul marketing mix.
Dimostrate la vostra efficacia e il vostro ROI al marchio che vi assume.
Il vostro CRM/SFA dovrebbe aiutarvi a raggiungere questo obiettivo, senza farvi perdere il budget e l'investimento.
Di seguito, esamineremo i criteri essenziali per la scelta del vostro CRM quando siete un'agenzia di vendita.
Per aiutarvi, abbiamo elencato i seguenti criteri (e molti altri) in un documento che vi aiuterà a scegliere il vostro futuro CRM/SFA.
Amministrazione
Posso personalizzare la visualizzazione del CRM in base al marchio?
Posso moderare i diritti di accesso a informazioni diverse in base ai singoli ruoli? In un ambiente multimarca, posso gestire i diritti di accesso a informazioni diverse in base all'organizzazione di ciascun individuo?
Posso aggiungere facilmente un nuovo utente? Posso disattivare facilmente un vecchio utente?
Il CRM è attivo e funzionante rapidamente?
Il CRM ha costi di implementazione?
Posso dividere le viste per territorio nel CRM?
Posso importare tutti i dati (negozio, prodotto, gamma, ordine, cassa, ecc.)?
Posso esportare i dati?
La soluzione offre assistenza? Esiste una formazione per la forza vendita che utilizza il CRM/SFA? Hanno accesso alla formazione continua?
È possibile sapere se il personale di vendita partecipa effettivamente alle riunioni?
Aspetti tecnici del CRM
La soluzione è SaaS o on-premise?
Il CRM è disponibile sul web?
Il CRM funziona su dispositivi mobili o tablet? È accessibile su tutte le piattaforme di download (funziona sia su Android che su Apple?).
Il CRM funziona anche offline?
Gli addetti alle vendite possono svolgere le stesse azioni sia in modalità on che offline?
Esiste una sincronizzazione automatica tra la versione web e quella mobile? Se sì, è in tempo reale quando l'applicazione mobile è online?
Il CRM si integra con altri software?
Esistono connessioni già sviluppate con i miei strumenti (o con quelli del mio cliente) o la soluzione CRM ha un'API aperta?
Posso includere i sell-out?
Azioni da intraprendere con il CRM
Attivazione e follow-up dei clienti
Posso segmentare i miei punti vendita?
Posso segmentare i miei contatti?
Posso etichettare aziende e contatti? Questi tag possono essere personalizzati in base al cliente?
È possibile inserire le informazioni necessarie per rintracciare clienti e potenziali clienti (SIRET, orari di apertura del negozio, sede centrale, ecc.)?
Ho accesso alla cronologia delle visite (che visualizza tutte le informazioni) prima di ritirare il mandato?
Posso creare viste filtrate?
Posso collegare i punti vendita al responsabile delle vendite?
Ho accesso a database qualificati per il mercato del mio cliente? Questi database includono i codici dei negozi?
Pianificazione delle azioni di vendita
Il CRM dispone di una mappa interattiva?
Il CRM ha una visualizzazione ad elenco?
Il CRM dispone di funzioni che migliorano la produttività dei responsabili di area, come la selezione del lazo?
Posso visualizzare il calendario direttamente nel CRM?
È possibile aggiungere attività al calendario dal CRM? Esiste una sincronizzazione automatica tra i due (CRM e calendario e viceversa)?
Posso scrivere e-mail dal CRM? Esiste una sincronizzazione automatica tra i due (dal CRM alla mailbox e viceversa)?
I rappresentanti di vendita possono ricevere promemoria (ad esempio sulla frequenza delle visite, se un negozio non viene visitato abbastanza per raggiungere l'obiettivo)?
Posso programmare attività di massa (visite, chiamate, e-mail)?
È facile pianificare i giri di vendita?
È possibile ottimizzare i percorsi di vendita (orari del negozio, punti di partenza e di arrivo, disponibilità del responsabile di piano, ecc.)
Il personale di vendita può collegare i propri percorsi ad applicazioni mobili (google maps, waze, city mapper...)?
Raccolta dati
Posso raccogliere i dati direttamente dal mio cellulare o tablet?
È possibile personalizzare i moduli di raccolta dati in base ai KPI che il marchio sta monitorando?
Posso creare tutti i moduli di dichiarazione che voglio?
È possibile aggiungere la convalida obbligatoria ai moduli?
È possibile scattare foto?
Le foto sono incluse nei moduli di dichiarazione?
È possibile prendere appunti vocali?
Le note vocali sono integrate nei moduli di dichiarazione?
È possibile produrre più dichiarazioni per un negozio (multi-strato o multi-raggio)? Questi prospetti sono integrati nel file aziendale?
Posso creare dichiarazioni multimarca? Queste dichiarazioni sono integrate nei file del negozio per ogni marchio (senza che gli altri marchi possano vederle)?
I moduli hanno risposte condizionate (visualizzazione o meno a seconda delle risposte precedenti)?
È possibile aggiungere campi obbligatori ai moduli?
I moduli possono essere precompilati in base all'ultima visita?
Monitoraggio delle operazioni
Posso monitorare le mie operazioni di vendita e il loro impatto?
Posso monitorare le mie promozioni e il loro impatto?
È possibile monitorare il corretto posizionamento della pubblicità sui POS per le operazioni?
Posso classificare
È facile trasmettere ai rappresentanti informazioni sulle campagne di vendita e sulle promozioni future? Ricevono promemoria sul telefono?
Posso seguire i miei ordini nel mio CRM?
Analisi dei dati
Posso valutare la performance da P0 (inizio del mandato)?
Qual è la granularità temporale su cui posso effettuare le mie analisi?
Posso calcolare i miei sell-out per negozio, per prodotto o per marchio?
Posso esportare o copiare/incollare facilmente i miei grafici e report su altri supporti?
Considerando attentamente questi criteri e queste domande, potrete scegliere uno strumento che non solo soddisfi le vostre esigenze attuali, ma che sia anche in grado di adattarsi ai cambiamenti del mercato e delle vostre strategie aziendali.
